Der wahre ROI von KI-Agenten im Einkauf: Warum Automatisierung mehr bringt als eingesparte Personalkosten

KI-Agenten können operative Einkaufsprozesse wie die Prüfung von Auftragsbestätigungen um bis zu 80 % beschleunigen. Viele ROI-Betrachtungen konzentrieren sich dabei ausschließlich auf eingesparte Arbeitskosten. Der eigentliche wirtschaftliche Nutzen entsteht jedoch durch die strategische Kapazität, die im Einkauf freigesetzt wird. Dieser Beitrag zeigt anhand eines Praxisbeispiels, warum der wahre ROI häufig ein Vielfaches der reinen Personalkosteneinsparung beträgt.

Die Automatisierung operativer Einkaufsprozesse gehört aktuell zu den wichtigsten Zielen vieler Einkaufsabteilungen, und die Motivation dahinter ist nachvollziehbar. Einkaufsteams stehen unter wachsendem Druck: Lieferketten werden komplexer, Risiken nehmen zu und gleichzeitig erwarten Unternehmen, dass der Einkauf stärker zur Wertschöpfung beiträgt. Deshalb investieren immer mehr Unternehmen in die Automatisierung operativer Tätigkeiten.

Besonders attraktiv sind Anwendungsfälle wie die automatisierte Prüfung von Auftragsbestätigungen. Bei Procuras sehen wir regelmäßig, dass sich der manuelle Aufwand für die AB-Prüfung um bis zu 80 % reduzieren lässt. Doch wie lässt sich dieser Nutzen eigentlich in einen konkreten ROI übersetzen?

Die klassische ROI-Rechnung

Der erste Gedanke ist meistens derselbe: Wenn Mitarbeiter weniger Zeit für operative Tätigkeiten aufwenden müssen, spart das Personalkosten. Nehmen wir ein typisches Beispiel:

• 1.000 Bestellvorgänge pro Monat
• 3,5 Minuten Zeitersparnis pro Vorgang durch automatisierte AB-Prüfung

Das ergibt:

• 58 Stunden Zeitersparnis pro Monat
• Rund 700 Stunden pro Jahr
• Entspricht etwa 0,43 Personenjahren

Bei angenommenen Vollkosten von 70.000 € pro Mitarbeiter und Jahr ergibt sich:

0,43 × 70.000 € = 30.100 € pro Jahr

Auf den ersten Blick scheint das der ROI der Automatisierung zu sein. In der Praxis greift diese Betrachtung jedoch häufig zu kurz.

Warum Arbeitskosteneinsparungen selten realisiert werden

Die Rechnung funktioniert nur dann, wenn tatsächlich eine Stelle eingespart oder eine geplante Neueinstellung vermieden wird. Genau das passiert in den meisten mittelständischen Unternehmen jedoch nicht: Das Team soll bestehen bleiben, es gewinnt lediglich Zeit und damit an Produktivität. Und genau an dieser Stelle beginnt die interessante Betrachtung.

Die eigentliche Frage lautet: Was passiert mit den gewonnenen 700 Stunden?

700 Stunden pro Jahr klingen zunächst abstrakt. Deshalb lohnt sich eine andere Perspektive. 700 Stunden entsprechen:

• 58 Stunden pro Monat
• Fast 18 zusätzlichen Arbeitswochen
• Mehr als vier Monaten Arbeitszeit einer Einkäufer:in

Plötzlich wird deutlich, worüber wir eigentlich sprechen: nicht über eingesparte Arbeitskosten, sondern über zusätzliche Kapazität – Kapazität, die heute häufig durch operative Tätigkeiten gebunden wird.

Die Aufgaben, für die heute häufig keine Zeit bleibt

Die meisten Einkaufsleiter:innen wünschen sich seit Jahren für ihr Team mehr Zeit für strategische Aufgaben, zum Beispiel für:

• Lieferanten besuchen statt ausschließlich per E-Mail zu kommunizieren
• Alternative Lieferanten identifizieren und qualifizieren
• Ausschreibungen strukturierter vorbereiten
• Risiken systematischer bewerten
• Preisverhandlungen professioneller vorbereiten
• Kostenoptimierungsprojekte mit Lieferanten durchführen
• Innovationen gemeinsam mit Lieferanten entwickeln

Kurz gesagt: für genau die Aufgaben, die langfristig Wettbewerbsvorteile schaffen.

Der wahre ROI entsteht nicht durch die Zeit

Sondern durch das, was mit dieser Zeit erreicht wird. Und leider lässt sich der tatsächliche ROI häufig nicht exakt vorab berechnen. Niemand kann seriös vorhersagen:

• welchen Wert ein zusätzlicher Lieferantenbesuch erzeugt,
• welche Einsparungen aus einem Cost-Down-Workshop entstehen,
• welche Risiken durch eine bessere Lieferantenbewertung vermieden werden,
• oder welcher Umsatz durch eine gemeinsame Innovation mit einem Lieferanten entsteht.

Was sich jedoch sicher sagen lässt: Ohne die notwendige Zeit finden diese Aktivitäten häufig gar nicht statt. Die freigesetzte Kapazität schafft die Voraussetzung dafür, dass solche Projekte überhaupt umgesetzt werden können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Betrachten wir dieselbe Zeitersparnis einmal aus Sicht der verfügbaren Teamkapazität. Annahmen:

• Einkaufsteam mit 5 Mitarbeitern
• Einkaufsvolumen von 2,5 Mio. € pro Monat
• 133 produktive Stunden pro Mitarbeiter und Monat

Damit verfügt das Team über:

5 × 133 Stunden = 665 Stunden monatliche Kapazität

Durch die Automatisierung der AB-Prüfung werden 58 Stunden frei. Das entspricht:

58 / 665 = rund 9 % zusätzlicher Kapazität

Über das Jahr gerechnet gewinnt das Team damit rund 700 Stunden zurück. Die interessante Frage lautet nun: „Welche zusätzlichen Projekte können wir mit diesen 700 Stunden realisieren?" Bereits wenige zusätzliche Initiativen können erhebliche Ergebnisse erzeugen:

• Ein erfolgreich durchgeführtes Benchmarking
• Ein Kostenoptimierungsprojekt mit einem strategischen Lieferanten
• Die Qualifizierung einer alternativen Bezugsquelle
• Eine verbesserte Verhandlungsstrategie bei einer wichtigen Warengruppe

Jede Einkaufsleiter:in kennt Beispiele, bei denen einzelne Projekte Einsparungen im fünf- oder sechsstelligen Bereich erzielt haben. Der eigentliche ROI entsteht deshalb nicht durch die eingesparte Zeit selbst, sondern durch die Ergebnisse, die durch diese Zeit ermöglicht werden.

Die AB-Prüfung ist meist erst der Anfang

Die Prüfung von Auftragsbestätigungen gehört zu den ersten Prozessen, die sich mit KI-Agenten automatisieren lassen. Zusätzliche Potenziale entstehen unter anderem in:

• Intake Management
• Angebotsanfragen
• Lieferterminverfolgung
• Wareneingangsbuchungen
• Rechnungsprüfungen
• Lieferantenkommunikation

Werden mehrere dieser Prozesse automatisiert, sprechen wir nicht mehr über 5 bis 10 % freigesetzte Kapazität. Dann entstehen schnell 20 bis 30 % zusätzliche Kapazität innerhalb eines bestehenden Teams. Und genau hier beginnt die eigentliche Skalierung – nicht durch mehr Personal, sondern durch mehr Wirkung pro Mitarbeiter.

Fazit

Viele Unternehmen bewerten Automatisierungsprojekte ausschließlich anhand eingesparter Arbeitskosten. Aus unserer Sicht greift diese Betrachtung zu kurz. Der eigentliche Nutzen entsteht durch die Kapazität, die im Einkauf freigesetzt wird.

In unserem Beispiel sind das rund 700 Stunden pro Jahr – fast 18 zusätzliche Arbeitswochen. Zeit für Lieferantenentwicklung, für Ausschreibungen, für Kostenoptimierung und für Innovation.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „Wie viel Arbeitszeit sparen wir?", sondern:

„Was könnten wir erreichen, wenn wir jedes Jahr 700 Stunden mehr für die wirklich wichtigen Themen hätten?"

Genau dort liegt der wahre ROI von KI-Agenten im Einkauf.